電子郵件
收件箱分類
Inbox triage
意思
自動組織接收到的訊息，依類型、緊急程度、擁有者或下一步動作。
使用時機
運用它來減少手動排序，同時保留不確定的案例的審閱路徑。
應用範例
將發票路由到財務部門，將產品問題路由到支援部門。AI 應用
AI 電子郵件、會議與排程自動化術語
了解收件匣分類、意圖、草稿回覆、轉錄、語音分離、會議記錄、行動項目、議程、行事曆規則以及發送批准。
12 個術語
電子郵件
意圖分類
Intent classification
意思
將訊息分配給它所表達的請求或目的。
使用時機
使用已記錄的標籤集和置信度閾值。
應用範例
意圖：refund_request, schedule_change, product_question, other。電子郵件
草稿回覆
Draft reply
意思
一個為人員審閱或發送而生成的預設回應。
使用時機
確保其基於可靠的事實，並要求對敏感或外部承諾進行批准。
應用範例
撰寫一封禮貌的回覆，使用訂單狀態和退款政策。電子郵件
語氣指南 (Tone guide)
Tone guide
意思
一組寫作規則，用於使自動化通信與組織或受眾保持一致。
使用時機
定義正式程度、禁止聲明、首選術語和升級語言。
應用範例
語氣：簡潔、尊重、不保證、解釋下一步。會議
會議記錄
Meeting transcription
意思
將語音會議音訊轉換為與時間對齊的文本。
使用時機
配合參與者通知、存取控制和保留規則使用。
應用範例
建立一個包含時間戳的記錄，用於每週的回顧。會議
說話者劃分
Speaker diarization
意思
識別錄音中哪些部分是由不同的說話者說出的。
使用時機
用於記錄決策和行動項目，然後在準確性至關重要時驗證名稱。
應用範例
Speaker 1 -> Mina; Speaker 2 -> Joon.會議
會議摘要
Meeting summary
意思
一個關於討論主題、決策、風險和未解決問題的簡要記錄。
使用時機
使用穩定的格式，以便團隊可以快速掃描和比較會議。
應用範例
Sections: decisions, blockers, open questions, next meeting.會議
行動項目
Action item
意思
一項分配給擁有者並具有截止日期或完成條件的特定任務。
使用時機
僅提取明確的承諾，或將推斷的任務標記為需要確認。
應用範例
擁有者：Jiyun；任務：更新預測；截止日期：週五。會議
議程生成
Agenda generation
意思
建立一個會議計畫，從目標、先前的決策和未完成的工作開始。
使用時機
用於將會議時間集中在決策和例外情況上。
應用範例
議程：KPI 差距、發布障礙、需要決策、負責人。排程
日曆事件
Calendar event
意思
一個包含時間、參與者、位置和會議詳細資訊的排程記錄。
使用時機
在創建之前，驗證時區、衝突、參與者和可見性。
應用範例
在亞洲/首爾地區，為已批准的參與者建立一個 30 分鐘的活動。排程
排程規則
Scheduling rule
意思
一個用於查找或建立可接受的會議時間的約束條件。
使用時機
定義工作時間、緩衝時間、最少通知時間、持續時間和所需的參與者。
應用範例
僅在工作日 10:00-16:00 安排，並留有 15 分鐘的緩衝時間。批准
發送批准
Send approval
意思
在發送自動消息或邀請之前，需要人工確認。
使用時機
對於法律、財務、人事或高曝光度的溝通，需要這樣做。
應用範例
在發送之前，顯示收件人、主題、最終正文和附件。