Ứng dụng AI

Thuật ngữ tự động hóa bảng tính và nhập liệu bằng AI

Tìm hiểu về cấu trúc bảng, nhập dữ liệu, ánh xạ, trích xuất, xác thực, loại bỏ trùng lặp, tra cứu, tạo công thức, quy trình làm việc theo hàng, đối chiếu và các thuật ngữ kiểm toán.

12 thuật ngữ

Cấu trúc bảng

Bảng có cấu trúc

Structured table

Ý nghĩa

Một phạm vi bảng có các tiêu đề ổn định, ý nghĩa hàng nhất quán và các kiểu dữ liệu dự đoán được.

Khi dùng

Sử dụng nó như hợp đồng đầu vào cho tự động hóa bảng tính.

Ví dụ

Các cột: request_id, chủ sở hữu, trạng thái, due_date, số tiền.

Thu thập dữ liệu

Nhập dữ liệu mẫu

Form intake

Ý nghĩa

Thu thập các phản hồi chuẩn hóa thông qua các trường dữ liệu để cung cấp cho bảng hoặc quy trình làm việc.

Khi dùng

Sử dụng các trường bắt buộc, các giá trị cho phép và xác thực tại thời điểm thu thập.

Ví dụ

Phản hồi biểu mẫu mới -> thêm một hàng đã được xác thực.

Thu thập dữ liệu

Ánh xạ dữ liệu

Data mapping

Ý nghĩa

Xác định cách các trường nguồn tương ứng với các cột hoặc đối tượng đích.

Khi dùng

Mô tả các phép biến đổi, giá trị mặc định và các kiểu dữ liệu không tương thích.

Ví dụ

Tạo đối tượng 'Company' thành account_name trong CRM.

Thu thập dữ liệu

Trích xuất dữ liệu.

Field extraction

Ý nghĩa

Nhận dạng các giá trị được đặt tên trong văn bản, hình ảnh hoặc tài liệu để chèn vào các ô.

Khi dùng

Xác thực định dạng và giữ lại tham chiếu nguồn để xem xét.

Ví dụ

Trích xuất receipt_date, merchant, category và total.

Chất lượng dữ liệu

Quy tắc xác thực

Validation rule

Ý nghĩa

Một ràng buộc xác định xem một ô hoặc hàng có chứa dữ liệu hợp lệ hay không.

Khi dùng

Sử dụng nó trước các phép tính, nhập liệu và các hành động tiếp theo.

Ví dụ

trạng thái phải là Draft (Bản nháp), Approved (Đã duyệt) hoặc Rejected (Từ chối).

Chất lượng dữ liệu

Loại bỏ trùng lặp

Deduplication

Ý nghĩa

Phát hiện và giải quyết các hàng đại diện cho cùng một bản ghi cơ bản.

Khi dùng

Chọn các quy tắc so khớp chính xác hoặc không chính xác và xác định bản ghi nào sẽ thắng.

Ví dụ

Khớp với địa chỉ email được chuẩn hóa và giữ phiên bản mới nhất có `updated_at`.

Biến đổi

Tra cứu

Lookup

Ý nghĩa

Truy xuất một giá trị từ một bảng khác bằng cách khớp một khóa hoặc điều kiện.

Khi dùng

Sử dụng các khóa duy nhất ổn định thay vì tên khi có thể.

Ví dụ

Tra cứu department_name theo employee_id.

Biến đổi

Tạo công thức

Formula generation

Ý nghĩa

Tạo một công thức bảng tính từ một phép tính hoặc mẫu được mô tả.

Khi dùng

Kiểm tra phạm vi ô, tham chiếu tuyệt đối, lỗi và dấu phân cách dành riêng cho từng khu vực.

Ví dụ

=IFERROR(XLOOKUP(A2,Customers!A:A,Customers!D:D),"Unknown")

Tự động hóa

Tự động hóa ở mức hàng.

Row-level automation

Ý nghĩa

Thực hiện một quy trình công việc khi một hàng được thêm, thay đổi hoặc đạt đến một trạng thái cụ thể.

Khi dùng

Sử dụng trạng thái đã xử lý hoặc khóa sự kiện duy nhất để tránh chạy lặp lại.

Ví dụ

Khi trạng thái trở thành Đã chấp thuận, hãy tạo hóa đơn một lần.

Tự động hóa

Cập nhật theo mảng

Batch update

Ý nghĩa

Thay đổi nhiều hàng trong một thao tác được kiểm soát.

Khi dùng

Xem trước các hàng bị ảnh hưởng, giới hạn phạm vi và lưu trữ một tệp khôi phục.

Ví dụ

Cập nhật danh mục cho 1.240 hàng đã được xem xét sau khi phê duyệt.

Chất lượng dữ liệu

Điều chỉnh.

Reconciliation

Ý nghĩa

So sánh hai nguồn dữ liệu để xác định các bản ghi bị thiếu, trùng lặp hoặc không khớp.

Khi dùng

Sử dụng tổng và khóa ở mức bản ghi để xác nhận các giao dịch và dữ liệu tài chính.

Ví dụ

So sánh tổng thanh toán của cổng thanh toán với bảng tài chính theo transaction_id.

Kiểm toán

Nhật ký kiểm toán

Audit trail

Ý nghĩa

Một bản ghi theo trình tự thời gian về những ai đã thay đổi dữ liệu, những gì đã thay đổi và khi nào.

Khi dùng

Giữ nó cho việc phê duyệt, chỉnh sửa hàng loạt, dữ liệu được nhập và các sửa chữa tự động.

Ví dụ

Ghi lại workflow_run_id, actor, old_value, new_value và timestamp.